Rallye Les petits détours de Saint-Félix-d’Otis

1. Responsable de la collecte

La Municipalité de Saint-Félix-d’Otis recueille des renseignements personnels au moyen du formulaire en ligne associé au rallye Les petits détours de Saint-Félix-d’Otis.

2. Renseignements recueillis

Selon les champs remplis, la Municipalité peut recueillir :

• le prénom et le nom de la personne responsable;
• le nom de l’équipe;
• l’adresse courriel et le numéro de téléphone;
• la municipalité de résidence;
• le nombre de personnes participantes;
• les réponses données aux missions;
• les photos téléversées;
• les autorisations et les consentements indiqués dans le formulaire;
• certains renseignements techniques liés à la transmission du formulaire, comme la date et l’heure de l’envoi.

La Municipalité recueille uniquement les renseignements nécessaires à la gestion du rallye et du concours. Un organisme public doit limiter sa collecte aux renseignements nécessaires à ses fonctions ou au programme administré.

3. Utilisation des renseignements

Les renseignements recueillis servent à :

• recevoir et vérifier les participations;
• valider les réponses et les photos;
• administrer le concours;
• communiquer avec les personnes participantes;
• effectuer le tirage et joindre la personne gagnante;
• remettre le prix;
• répondre aux demandes liées au rallye;
• publier certaines photos lorsque la personne participante a donné son autorisation distincte.

Le refus d’autoriser la publication des photos n’empêche pas de participer au rallye ni au concours.

4. Caractère obligatoire ou facultatif

Les champs identifiés comme obligatoires doivent être remplis pour transmettre une participation complète.

Les champs facultatifs peuvent être laissés vides sans empêcher l’envoi du formulaire. Toutefois, l’absence de certains renseignements obligatoires ou des photos demandées peut rendre la participation inadmissible au concours.

5. Personnes ayant accès aux renseignements

L’accès aux renseignements est limité :

• aux membres du personnel municipal autorisés à administrer le rallye et le concours;
• aux personnes autorisées à effectuer le tirage ou à remettre le prix;
• aux fournisseurs technologiques de la Municipalité, lorsque leur intervention est nécessaire au fonctionnement, à l’hébergement, à la maintenance ou à la sécurité du site Web.

Ces personnes doivent utiliser les renseignements uniquement dans le cadre de leurs fonctions ou de leur mandat.

6. Communication à des tiers et hébergement

Les renseignements ne sont pas vendus ni utilisés à des fins commerciales.

Ils peuvent être traités ou hébergés par les fournisseurs technologiques nécessaires au fonctionnement du site Web et du formulaire.

7. Conservation et destruction

Les renseignements et les photos seront conservés, conformément au calendrier de conservation de la Municipalité et aux obligations légales applicables.

8. Protection des renseignements

La Municipalité applique des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé, l’utilisation, la modification ou la communication non permise.

L’accès au formulaire et aux participations est réservé aux personnes autorisées. Malgré ces mesures, aucune transmission par Internet ne peut être considérée comme entièrement exempte de risques.

Les organismes publics ont l’obligation de prendre des mesures de sécurité raisonnables selon la sensibilité, la quantité, l’utilisation et le support des renseignements.

9. Photos et droit à l’image

La personne qui transmet des photos confirme avoir obtenu l’autorisation des personnes clairement reconnaissables qui y apparaissent.

Lorsque des enfants apparaissent sur une photo, la personne responsable confirme être leur parent ou titulaire de l’autorité parentale, ou avoir obtenu l’autorisation nécessaire.

Les photos servent d’abord à vérifier la réalisation des missions. Leur publication sur le site Web, les réseaux sociaux, dans le journal municipal ou dans les outils promotionnels de la Municipalité nécessite une autorisation distincte dans le formulaire.

Cette autorisation peut être retirée pour les utilisations futures en communiquant avec la Municipalité. Le retrait ne peut toutefois pas toujours permettre de récupérer une publication déjà imprimée ou diffusée par un tiers.

10. Droits d’accès et de rectification

Toute personne peut demander :

• l’accès aux renseignements personnels que la Municipalité détient à son sujet;
• la correction d’un renseignement inexact ou incomplet;
• des renseignements sur l’utilisation et la conservation de ses données;
• le retrait d’un consentement facultatif;
• la suppression d’une photo lorsque cela est possible et permis par la loi.

Une demande peut être transmise à :

Julie Simard
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Municipalité de Saint-Félix-d’Otis
[email protected]
La Loi reconnaît notamment les droits d’accès et de rectification, et l’avis présenté au moment de la collecte doit en informer les personnes concernées.

11. Plaintes et questions

Toute question, préoccupation ou plainte concernant la collecte, l’utilisation ou la protection des renseignements personnels peut être transmise à la personne responsable indiquée ci-dessus.

La personne concernée peut également se prévaloir du processus municipal de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.

12. Modification de la politique

La Municipalité peut modifier cette politique afin de tenir compte de changements apportés au formulaire, à ses pratiques ou aux exigences légales.

Toute modification importante fera l’objet d’un avis publié sur le site Web de la Municipalité.

13. Entrée en vigueur

Dernière mise à jour : 23 juillet 2026